Privacybeleid

Privacy beleid

Wij zijn ons er van bewust dat je vertrouwen in ons stelt. Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om jouw privacy te beschermen. Op deze pagina laten we je weten welke gegevens we verzamelen als je onze website gebruikt, waarom we deze gegevens verzamelen en hoe we hiermee je gebruikservaring verbeteren. Zo snap je precies hoe wij werken.

Florens is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Wij respecteren de privacy van alle gebruikers van onze site en dragen er zorg voor dat de persoonlijke informatie die je ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. Wij houden ons aan de regels die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt.

Dit privacy beleid is van toepassing op de producten en diensten van Florens . Je dient je ervan bewust te zijn dat Florens niet verantwoordelijk is voor het privacy beleid van andere sites en bronnen. Door gebruik te maken van deze website geef je aan het privacy beleid te accepteren.

Wie is Florens ?

Florens Opleidingen B.V. is gevestigd in Bilthoven. Florens Opleidingen BV (hierna Florens) verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens.

Onze contactgegevens
Rembrandtlaan 1b
3723 BG Bilthoven
Telefoon: 085 – 0069031 (ma-vr 8.00 – 17:00 uur)
E-mail: info@Florens.nl
KvK: 74770012

Onze Social Media kanalen

Van welke personen verwerkt Florens gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben. Ook verwerken we persoonsgegevens van personen met wie we een relatie willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn dus bijvoorbeeld persoonsgegevens van:

Let op:

Als jouw bedrijf of organisatie persoonsgegevens van medewerkers aan ons doorgeeft, zijn zij verplicht om haar medewerkers hierover te informeren. Jouw bedrijf kan dit privacy beleid aan de medewerkers geven. De medewerkers van jouw organisatie kunnen dan zien hoe wij met hun persoonsgegevens omgaan.

Voor welke doeleinden verwerkt Florens persoonsgegevens? 

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Dit kunnen de onderstaande doeleinden zijn. Elk van deze doeleinden is verbonden aan een wettelijke grondslag conform artikel 6 van de AVG. Verderop in dit privacy beleid hebben wij uitgebreider aangegeven welke gegevens wij waarvoor verwerken.  

Voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten met jou/onze opdrachtgevers en leveranciers.
Wij willen onze (potentiële) klanten natuurlijk goed bedienen. Met jouw persoonsgegevens kunnen wij bijvoorbeeld:

Rechtmatige grondslag: de gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst (artikel 6, AVG).

Voor de verbetering van onze producten en diensten
Door gegevens te combineren en analyseren kunnen wij onze dienstverlening steeds persoonlijker, veiliger en beter maken. Deze analysegegevens bevatten soms ook persoonsgegevens. Hierbij verwijderen wij natuurlijk de gegevens die wij niet nodig hebben. Met het resultaat uit deze analyses zorgen wij er bijvoorbeeld voor dat:

Rechtmatige grondslag: de gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang (artikel 6, AVG).

Voor promotie- en marketingdoeleinden
Wij kunnen je persoonsgegevens gebruiken voor promotie- en marketingdoeleinden. Dit kunnen wij bijvoorbeeld doen:

Rechtmatige grondslag: de gegevensverwerking wordt uitgevoerd op basis van toestemming en is noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang (artikel 6, AVG).

Om onze opleidingen en dienstverlening verder te verbeteren gebruiken wij o.a. jouw gegevens ook om analyses uit te voeren. Die analyses gebruiken we ook voor benchmarkonderzoek. Zo publiceren wij onze slagingspercentages in relatie tot het landelijk gemiddelde. Ook analyseren we doelgroep-, product- en verkoopgegevens.

Om te voldoen wet- en regelgeving
Wij gebruiken jouw persoonsgegevens ook om te voldoen aan op Florens rustende wet- en regelgeving.

Rechtmatige grondslag: de gegevensverwerking is noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting (artikel 6, AVG).

Voor archief- of analysedoeleinden
Wij verzamelen niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk in het kader van de bovengenoemde doeleinden. Al bewaren wij de gegevens niet meer voor deze doeleinden, dan nog kunnen wij ze bewaren voor archief- of analysedoeleinden. Dat betekent dat de gegevens alleen nog maar voor statistische of historische doeleinden worden gebruikt. Bijvoorbeeld wanneer wij willen weten hoeveel examens er in de regio Amsterdam in een jaar zijn afgenomen. De persoonsgegevens die we gebruiken voor analyses worden door ons geanonimiseerd en zijn dus niet meer tot jou herleidbaar. Feitelijk gezien vallen deze gegevens daarmee niet meer onder de wetgeving van de AVG.

We verzamelen of gebruiken geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in dit privacy beleid tenzij we van tevoren je ondubbelzinnige toestemming hiervoor hebben verkregen.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt en waarvoor?

Gegevens over wie je bent
Wat voor gegevens zijn dat?
Wij verwerken de persoonsgegevens die we van jou of van je werkgever ontvangen. Het gaat bijvoorbeeld om gegevens die we ontvangen bij aanmelding voor een opleiding, aanvraag van onze brochure of aanmelding voor onze nieuwsbrief. Denk je naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum en e-mailadres.

Waarvoor gebruiken wij die gegevens?

Je betalingsgegevens of die van jouw werkgever
Denk hierbij aan de naam, het e-mailadres en het rekeningnummer van de betalingsplichtige van jouw opleiding, training of examen. Dit kan je natuurlijk zelf zijn, maar dit kan ook jouw werkgever zijn.

Waarvoor gebruiken wij die gegevens?
Wij hebben deze gegevens nodig om de digitale factuur naar het juiste adres te sturen.

Registratiegegevens van/voor externe registers
Wat voor gegevens zijn dat bijvoorbeeld?
Denk aan een registratienummer van de SEH, FFP of EHP. Ook kunnen wij jouw handtekening op de presentielijsten nodig hebben.

Waarvoor gebruiken wij die gegevens?

Je studievoortgang en -resultaten
Wat voor gegevens zijn dat?
Denk dan bijvoorbeeld aan gegevens die tonen hoe ver je bent met je (online) studie, welke hoofdstukken je hebt afgerond of wat je gemiddelde cijfer voor jouw oefenexamens is. Maar ook of je je examen hebt behaald, in hoeveel pogingen en met welk cijfer.

Waarvoor gebruiken wij die gegevens?

Je contactgeschiedenis
Wat voor gegevens zijn dat?
Het gaat hier om gegevens naar aanleiding van contacten die je met ons gehad hebt of het contact dat wij met jou hadden. Als je hebt gebeld dan kan er bijvoorbeeld een aantekening in ons systeem gemaakt worden over het onderwerp. Ook kunnen wij terugzien welke communicatie wij aan jou verzonden hebben of kan er een gespreksverslagje gemaakt worden. Wanneer je een klacht aan ons stuurt, maken we een klachtendossier aan waarin wij alle communicatie over deze klacht opnemen.

Waarvoor gebruiken wij die gegevens?

Goed om te weten: wij nemen geen telefoongesprekken op, wel luisteren er in het kader van trainingsdoeleinden soms meerdere personen mee.

Gegevens voor jouw en onze veiligheid
Wat voor gegevens zijn dat bijvoorbeeld?
Camerabeelden bij ons kantoor in Bilthoven.

Waarvoor gebruiken wij die gegevens?
Wij gebruiken de camerabeelden van ons terrein in Bilthoven enkel als er incidenten zijn. Justitie kan deze beelden bij incidenten opvragen.

Je websitegebruik
Wat voor gegevens zijn dat?
Bijvoorbeeld je “cookies” (tekstbestandjes die op je computer worden geplaatst), het apparaat waarmee je inlogt en gegevens over je bezoek aan onze site. Denk daarbij aan wanneer je welke pagina’s hebt bezocht en wanneer je hebt ingelogd in Mijn Florens .  

Waarvoor gebruiken wij die gegevens?

Goed om te weten: cookies zijn niet altijd noodzakelijk. Als je alleen noodzakelijke cookies wilt, dan kun je dit zelf aanpassen in jouw browser.

Jouw feedback
Wat voor gegevens zijn dat?
De gegevens die je invult op onze evaluatieformulieren of die je bijvoorbeeld achterlaat op een website als Springest. Denk ook aan feedback of opmerkingen die je achterlaat op social media zoals Facebook, Linkedin of Twitter.     

Waarvoor gebruiken wij die gegevens?
Wij gebruiken jouw feedback om onze dienstverlening te verbeteren. Wij kunnen jouw feedback dus intern delen om onszelf te verbeteren of juist om de dingen die we goed doen te vieren!

Hoe lang bewaart Florens  jouw gegevens?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens zo lang als noodzakelijk voor de hierboven aangegeven doeleinden. Dit betekent in de praktijk dat wij jouw gegevens in ieder geval bewaren zolang jij bij ons een actieve klant bent. Wij zien jou als actieve klant zolang je een  geabonneerd bent op 1 van onze nieuwsbrieven.

Ben je geen actieve klant? Of heb je bijvoorbeeld alleen een brochure gedownload van onze website (maar ben je verder niet op onze nieuwsbrieven geabonneerd)? Dan bewaren wij jouw persoonsgegevens twee jaar. Na twee jaar anonimiseren wij jouw gegevens waardoor deze niet meer herleidbaar zijn tot jou. Wij gebruiken die data dan nog voor archief- en analysedoeleinden.

Natuurlijk hebben bepaalde persoonsgegevens een wettelijke bewaartermijn waar wij ons, ongeacht bovenstaande, aan houden. Hoe lang de wettelijke termijn is, verschilt. Zo moeten wij betalingsgegevens zoals iedere onderneming 7 jaar bewaren conform de fiscale bewaarplicht.

Hoe gaat Florens  om met cookies?

Wij vinden het belangrijk dat wij jou optimaal van dienst zijn. Om dit te kunnen doen maakt onze website gebruik van “cookies” (tekstbestandjes die op je computer worden geplaatst). Cookies helpen ons de website te analyseren. Wij gebruiken deze informatie om bij te houden hoe jij de website gebruikt. Lees hier meer over ons cookiebeleid.

Hoe gaat Florens om met mijn persoonsgegevens?

Wij schakelen soms derden in die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken. Denk bijvoorbeeld aan onze IT-leveranciers, onze freelance docenten of de drukkerij van ons studiemateriaal. Wij verstrekken persoonsgegevens natuurlijk alleen aan derden als dit past bij het doel waarvoor wij je persoonsgegevens hebben verwerkt.

Als gegevens worden verstrekt aan gegevensverwerkers die namens Florens diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, dan zijn we met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens ook optimaal beveiligen. Ook behandelen zij jouw gegevens vertrouwelijk. Wij verkopen of verhuren jouw persoonsgegevens natuurlijk niet.

Wij kunnen jouw persoonsgegevens daarnaast beschikbaar stellen aan onze accreditatie organisaties.

Is er toezicht op de verwerking van persoonsgegevens?

Ja, er is toezicht op hoe wij persoonsgegevens verwerken. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) controleert of wij de Algemene Verordening Gegevensverwerking naleven. De Autoriteit Consument & Markt (ACM) houdt toezicht hoe wij omgaan met de Telecommunicatiewet; dus de cookies, direct marketing via elektronische mail en het bel-me-niet register. 

Met wie deelt Florens  mijn persoonsgegevens?

Wij delen alleen gegevens met anderen als we dit verplicht zijn of als er een andere goede reden voor is. Voor de uitvoering van de overeenkomst en het daadwerkelijk verzorgen van je opleiding, training of examen moeten we jouw gegevens bijvoorbeeld aan de docent te verstrekken. Wanneer je geprint studiemateriaal bestelt, moeten wij jouw gegevens bijvoorbeeld met PostNL delen om te zorgen dat jouw pakketje ook wordt afgeleverd op het juiste adres.

Hieronder zie je met wie wij jouw persoonsgegevens kunnen delen:

Dienstverleners die in opdracht van Florens werken
Wij worden geholpen door andere dienstverleners om onze dienstverlening optimaal te houden. Wanneer wij gegevens met hen delen, delen wij alleen datgene wat noodzakelijk is voor de opdracht. Ook leggen wij afspraken over de omgang met persoonsgegevens vast in contracten met hen.

Deze dienstverleners voeren bijvoorbeeld de volgende werkzaamheden uit:

Bedrijven waar wij mee samenwerken
Wij werken wel eens samen met andere bedrijven om jou een leuke aanbieding te kunnen doen. Ga je in op zo’n aanbieding? Dan geef je je gegevens aan onze partner. In het privacy beleid van de betreffende organisatie lees je hoe zij omgaan met je persoonsgegevens.

Met je werkgever
Het kan zijn dat wij jouw opleiding, training of examen verzorgen in opdracht van je werkgever. In dat geval is jouw werkgever onze opdrachtgever en maken wij afspraken over de uitvoer en de terugkoppeling van de resultaten. Wij sturen je werkgever dan bijvoorbeeld een overzicht van de examenresultaten of (indien dit is overeengekomen) jouw diploma.

Met andere bedrijven of personen wanneer jij ons dat vraagt
Als jij dat wilt, geven wij jouw gegevens door aan andere bedrijven. Denk bijvoorbeeld aan de mogelijkheid benaderd te worden voor een carrièrekans. In zo’n geval geef je altijd zelf toestemming tot het delen van jouw gegevens.

Wil je je toestemming intrekken? Dat kan eenvoudig door een mailtje te sturen naar info@Florens.nl.

Instanties vanuit een wettelijk bevel
Daarnaast zijn wij gerechtigd om in – als hiervoor op grond van wet- en regelgeving of een gerechtelijke bevel een verplichting is – onze medewerking te verlenen aan het ter beschikking stellen van persoonsgegevens op vordering van opsporingsautoriteiten of andere overheidsinstanties. Uitgezonderd situaties waarin dit uitdrukkelijk niet is toegestaan, zullen wij de opdrachtgever en/of cursist hierover uiteraard onmiddellijk informeren.

Je gegevens inzien of aanpassen

Wanneer je wilt weten welke persoonsgegevens wij over je hebben vastgelegd, dan kun je gebruik maken van je ‘Recht van inzage’. (artikel 15, AVG). Ook mag je eerder verleende toestemming natuurlijk altijd intrekken (artikel 17, AVG). Je kan ons altijd laten weten als je (een deel van) je eerder gegeven toestemming wilt intrekken. Je kunt hiertoe een verzoek indienen via info@Florens.nl.

Heb je een vraag over persoonsgegevens? Stuur je vraag per e-mail naar info@florens.nl of per brief naar:

Florens Opleidingen BV
T.a.v. L.G. Brunt
Rembrandtlaan 1b
3723 BG Bilthoven

Wij voorzien jou binnen vier weken van een reactie.

De verwerking van je gegevens beperken

In bepaalde situaties kan je je ‘recht op beperking’ uitoefenen (artikel 18 AVG). Wij zullen je gegevens dan tijdelijk niet verwerken. Dit kan je bijvoorbeeld van ons vragen als je gegevens onjuist zijn, de verwerking onrechtmatig is, de gegevens niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor je ze verstrekt hebt of als je bezwaar maakt maar nog op antwoord van ons wacht. Wil je de verwerking van je gegevens (tijdelijk) beperken? Stuur dan een verzoek naar info@Florens.nl.

Je gegevens verwijderen

Wanneer je al jouw gegevens wilt verwijderen dan kan je dit melden via info@florens.nl. Wij zullen dan op jouw verzoek de betreffende persoonsgegevens zo spoedig mogelijk verwijderen en je uit alle mailingslijsten verwijderen. Dit tenzij (en voor zover de wet verplicht) wij de betreffende persoonsgegevens dienen te bewaren of er (andere) dringende redenen zijn die zich tegen verwijdering verzetten.

Let op: je doet hiermee afstand van het recht op dataportabiliteit; wij kunnen jouw gegevens na verwijdering immers niet meer reproduceren.

Waar kan ik terecht met vragen over privacy?

Je kunt via het postadres, of per e-mail via info@Florens.nl met ons contact opnemen als je vragen hebt over het privacy beleid.

Waar kan ik bezwaar maken of een klacht indienen?

Je hebt de mogelijkheid om bezwaar in te dienen over je gegevensverwerking. Dit kan je doen bij het gebruik van je gegevens voor commerciële doeleinden en bij bijzondere persoonlijke omstandigheden (artikel 21 AVG). Bezwaar of klachten kan je indienen via 

klachten@Florens .nl en worden in behandeling genomen conform onze klachtenprocedure op onze website.

Wijzigingen

Dit privacy beleid is afgestemd op het gebruik van en de mogelijkheden op deze site. Eventuele aanpassingen en/of veranderingen van deze site, kunnen leiden tot wijzigingen in het privacy beleid. Het is daarom raadzaam om regelmatig dit privacy beleid te raadplegen. Dit privacy beleid is voor het laatst gewijzigd op 11 juni 2018.